Når og hvordan samler vi inn personopplysninger?
Hvis du bestiller foto, film, kart eller andre produkter eller på annen måte registreres som bruker av våre tjenester vil vi i Polarinstituttet registrere, behandle og lagre personopplysninger om deg. Slike persondata blir lagret på forsvarlig vis og blir kun i noen tilfeller utlevert til andre parter. Persondata vi ikke er lovpålagt å lagre, kan slettes på oppfordring.
Brukeropplysninger
Når du registrerer deg som bruker i bildearkivet eller nettbutikken eller henvender deg med andre ønsker om at vi skal utføre en tjeneste for deg, registreres navn, kontaktopplysninger og ev. ordrehistorikk. For kontaktlister til f.eks. Polar bokkafé og Fredagsforedrag brukes dataene til å sende informasjon om eller invitasjon til relevante arrangementer.
Saksbehandling knyttet til Antarktis og Bouvetøya
Norsk Polarinstitutt er myndighetsutøver etter forskrift om miljøvern og sikkerhet i Antarktis og etter verneforskriftene som gjelder for Bouvetøya naturreservat.
I forbindelse med saksbehandlingen etter disse forskriftene behandler vi personopplysninger om den som melder aktivitet eller søker om tillatelser eller dispensasjoner etter disse forskriftene. Vi behandler også personopplysninger om andre deltakere i ekspedisjoner til disse områdene, og det kan også være nødvendig å behandle personopplysninger om andre med tilknytning til sakene vi behandler, f.eks. kontaktpersoner i Norge mens aktiviteten pågår.
Videre behandler vi i noen tilfeller personopplysninger om personer som henvender seg til oss med spørsmål om disse forskriftene. Behandlingsgrunnlaget er personverndirektivet artikkel 6 nr. 1 e), utøvelse av offentlig myndighet.
Personopplysningene mottas i hovedsak fra den som er ansvarlig for aktiviteten i Antarktis eller på Bouvetøya. Opplysningene vil kunne omfatte kontaktinformasjon samt opplysninger om alder, statsborgerskap, arbeidsforhold og kompetanse. For den som er ansvarlig for aktivitet i Antarktis kan det også bli behandlet opplysninger om forsikringsselskap og bankforbindelse. Vi ber ikke om flere personopplysninger enn nødvendig for å behandle saken. I noen få tilfeller mottar vi opplysninger fra andre myndigheter eller privatpersoner som har spørsmål om aktivitet i Antarktis eller på Bouvetøya.
Opplysningene behandles i saks- og arkivsystemet ephorte, samt på e-post og på server. Systemene som brukes er underlagt tilgangskontroll. Norsk Polarinstitutt er sertifisert etter ISO27002. Opplysningene oppbevares i henhold til arkivloven med forskrifter, og kan ikke slettes med mindre det er i samsvar med dette regelverket.
Aggregerte data (ikke identifiserbar)
Når du bruker våre nettsteder (inkludert bildearkivet uten å registrere deg som bruker) registreres aggregerte data. Den enkelte bruker kan ikke identifiseres. Vi bruker informasjonskapsler/cookies (små filer som inneholder små biter informasjon, og som lagres på din enhet via nettleseren). Når du benytter nettjenester fra Polarinstituttet anses dette som at du gir ditt samtykke til at disse kan sette informasjonskapsler. De fleste nettlesere aksepterer cookies automatisk. Du kan selv endre innstillingene i nettleseren om du ikke ønsker å akseptere bruken av disse. På nettsteder er informasjonskapslene som settes i hovedsak knyttet til besøksstatistikk og analyse for å forbedre våre nettsider. Her er noen av informasjonskapslene som benyttes:
Hvem deler vi informasjonen med?
- Fakturering fra Norsk Polarinstitutt skjer gjennom Direktoratet for økonomistyring (DFØ) som lagrer og oppbevarer persondata på de som kjøper varer eller tjenester fra oss.
- Google Analytics og Siteimprove for webstatistikk og analyse.
- Silverstep brukes til å registere salg, bestillinger og utlån av utstyr på Svalbard. Systemet eies av firmaet Intershare som håndterer og lagrer persondataene.
- Personopplysninger vi behandler i forbindelse med saksbehandling etter Antarktisforskriften og verneforskriftene for Bouvetøya naturreservat kan bli delt med andre når det gis innsyn i henhold til offentlighetsloven. Dette gjelder ikke opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. For enkelte saker som gjelder Antarktis kan opplysninger også bli delt med myndighetsutøvere i andre land som har tiltrådt EUs personvernforordning (GDPR) eller som har beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra Europakommisjonen. Slik overføring kan bli aktuell til land som har tilsvarende miljøregelverk for Antarktis i forbindelse med avklaringer av hvor en aktivitet med tilknytning til flere land skal behandles.
- Med samtykke fra den det gjelder vil navn og kontaktinformasjon for aktivitet i Antarktis kunne bli delt i Electronic Information Exchange System (EIES) på Antarktistraktatssystemets hjemmeside. Dette er et informasjonsutvekslingssystem som partene til Antarktistraktaten, deriblant Norge, har besluttet å opprette.
Dine rettigheter
Du har rett til å kreve innsyn, retting, videreformidling, begrensning eller sletting av personopplysningene som vi behandler om deg. Du kan lese mer om rettighetene hos Datatilsynet. Vi sletter normalt persondata vi behandler på grunnlag av avtale inntil to år etter at avtalen og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Disse rettighetene begrenses som følge av lov. Persondata som skal oppbevares i henhold til arkivloven med forskrifter kan normalt ikke slettes.
Du kan kontakte oss via post@npolar.no eller telefon 77750500 og alle henvendelser besvares så raskt som mulig, senest innen 30 dager.
Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vårt personvernombud Ivar Stokkeland.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.